Hoeveel aapjes zitten er op jouw schouder?

Wat veel leidinggevenden lastig vinden: loslaten!

Veel leidinggevenden beginnen hun werkdag met een keurige planning. Een paar belangrijke zaken die echt af moeten, een gesprek dat voorbereid moet worden en misschien eindelijk eens tijd om vooruit te kijken. Totdat de eerste medewerker binnenloopt met een vraag. “Kun jij hier even naar kijken?” Natuurlijk. Even later volgt de volgende. “Wat zou jij hiermee doen?” En voor je het weet ben je halverwege de dag vooral bezig met het oplossen van problemen die eigenlijk helemaal niet van jou waren.

Ik noem dat graag aapjes op je schouder zetten. Het beeld komt uit het bekende managementprincipe Who’s got the monkey? Het aapje staat voor een taak, een probleem, een beslissing en vooral een verantwoordelijkheid. De belangrijkste vraag is steeds dezelfde: van wie is dit aapje eigenlijk?

Dat klinkt eenvoudiger dan het in de praktijk is. Want leidinggevenden zijn vaak behoorlijk goed in het verzamelen van deze aapjes. Meestal niet omdat ze hun medewerkers klein willen houden, maar juist omdat ze willen helpen. Ze willen voorkomen dat iets fout gaat, ze willen kwaliteit leveren en soms denken ze simpelweg: als ik het zelf even doe, zijn we sneller klaar.

Alleen gebeurt er op zo’n moment meer dan je denkt. Een medewerker komt met een probleem en jij lost het op. Het aapje verhuisd. Een medewerker twijfelt over een beslissing en jij neemt hem. Weer een aapje erbij. Iemand vraagt hoe hij iets moet aanpakken en voor je het weet heb jij het halve plan al uitgedacht.

Om vervolgens aan het einde van de week te verzuchten dat je medewerkers wel wat meer verantwoordelijkheid zouden mogen nemen. Dat is een interessante paradox. We willen dat medewerkers zelfstandig zijn, initiatief nemen en eigenaarschap tonen, maar ondertussen nemen we voortdurend het werk, het denkwerk en de verantwoordelijkheid van ze over. Misschien zijn medewerkers dan niet zozeer te weinig zelfstandig. Misschien maken wij ze vooral te afhankelijk.

Durven loslaten

Binnen Gevend Leiderschap willen we juist het tegenovergestelde bereiken. Een medewerker moet juist zoveel mogelijk zélf kunnen doen. Zelf nadenken, zelf keuzes maken, zelf verantwoordelijkheid nemen en zelf ervaren welke impact zij of hij kan hebben. Dat vraagt natuurlijk iets van die medewerker, maar minstens zoveel van de leidinggevende. Want als je wilt dat iemand zelfstandig wordt, zul je ook moeten durven loslaten. En juist dát vinden veel leidinggevenden lastig, loslaten.

Loslaten voelt al snel alsof je minder grip hebt. Wat als het misgaat? Wat als iemand een andere keuze maakt dan jij zou maken? Wat als het langer duurt? Dan is het verleidelijk om toch weer in te grijpen. Even controleren. Even het antwoord geven. Even voordoen hoe jij het zou aanpakken. Allemaal begrijpelijk, maar iedere keer dat je het overneemt, haal je ongemerkt weer een stukje verantwoordelijkheid bij de ander vandaan.

Soms is het daarom veel krachtiger om niet meteen met een oplossing te komen, maar met een vraag. Wat denk jij zelf? Welke mogelijkheden zie je? Wat heb je nodig om dit op te lossen? Welke keuze zou jij maken? En uiteindelijk: pak jij dit verder op?

Dat is voor mij ook een vorm van geven. Misschien zelfs wel een van de belangrijkste. Geven betekent namelijk niet dat je alles voor iemand moet doen. Integendeel. Soms geef je iemand juist méér door iets niet over te nemen. Je geeft vertrouwen, ruimte en de kans om zelf te ervaren: ik kan dit.

Voortaan dan maar achteroverleunen?

Dat betekent overigens niet dat je als leidinggevende voortaan achterover kunt leunen en nergens meer iets van hoeft te zeggen. Loslaten is iets anders dan laten lopen. Als een medewerker structureel te laat komt, spreek je haar of hem daar uiteraard op aan. Als afspraken niet worden nagekomen, geef je feedback. Als gedrag effect heeft op collega’s, gasten of klanten, laat je dat niet liggen.

Sterker nog, juist duidelijke feedback helpt om verantwoordelijkheid daar te laten waar die hoort. Je kunt prima zeggen: “Je bent deze week drie keer te laat gekomen. Dat heeft impact op het team en ik wil dat dit verandert. Hoe ga jij ervoor zorgen dat je vanaf morgen op tijd bent?” Je bent dan duidelijk over het gedrag en over wat je verwacht, maar je neemt het probleem niet over. De oplossing blijft van de medewerker. Het aapje blijft dus waar het hoort.

Heb vertrouwen dat anderen het ook kunnen

Misschien zit daar wel een van de grootste uitdagingen van leiderschap. Ik heb het zelf ook moeten leren en heb er nog steeds wel eens moeite mee. De uitdaging zit hem niet in nóg harder werken, nóg meer weten of nóg meer controleren, maar in het vertrouwen dat anderen het ook (zelf) kunnen. Misschien anders dan jij. Misschien niet direct perfect. Maar wel steeds zelfstandiger.

Een goede leidinggevende hoeft wat mij betreft dan ook niet overal tussen te zitten. Goed leiderschap betekent juist dat je mensen helpt om jou steeds minder nodig te hebben. Niet omdat jij onbelangrijk wordt, maar omdat zij sterker worden.

Dus kijk maar eens naar je eigen schouder. Hoeveel aapjes zitten daar inmiddels? En hoeveel daarvan horen eigenlijk bij iemand anders of kun je beter aan iemand anders geven? Misschien is het tijd om er een paar terug te geven. Niet omdat je minder voor je medewerkers wilt doen, zeker niet om af te schuiven, maar omdat je ze iets veel waardevollers wilt geven: vertrouwen, verantwoordelijkheid en de ruimte om het zelf te doen.

Zet ook jouw knop op geven als leidinggevende! Op 1 oktober komt mijn boek ‘JIJ LEIDT!’ uit, over Givability® en Gevend Leiderschap. Nu op voorinschrijving verkrijgbaar. Wil je informatie over onze leiderschapstrainingen en Gevend Leiderschap, kijk dan hier op de site. Of neem contact met ons op, wij helpen en adviseren je graag. 

Jeff Dadema
Managing Director
Letsgoactive training groep